2019-09-05

讓主管好溝通的六大訣竅

文 / 林家泰

一想到要跟主管報告就很煩心浮氣躁﹖

主管總是很沒有耐性地打斷你的報告﹖

主管老是喜歡刁難你問一些無關的問題﹖

每次想讓主管了解細節,他就很不耐煩﹖

工作量太大、揹了黑鍋想讓主管了解反而讓主管更火大﹖

跟主管溝通是很多人在職場一輩子都學不會的技能,偏偏你的升遷、加薪甚至只是工作內容與工作量的安排,主管都是你的命運之神。如果你無法跟主管好好的溝通,工作能力再強都只能感到懷才不遇而鬱鬱寡歡,但是如果把以下六個訣竅搞懂做熟練了,主管不但不會是你的絆腳石,反而會成為提攜你的貴人,要知道主管的資源也是有限,越能夠跟他溝通的人,也代表越能得到主管的信任。

 

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一、讓主管清楚掌握你的重點與訴求

絕大部分的主管都很忙,有些主管也沒有耐心,如果不能馬上清楚的讓主管知道你要表達的重點,主管很快就會沒有耐心。

其次,表達的內容如果無法吸引主管的注意力,主管也會分心甚至失去耐心,所以所謂的重點如果可以站在主管的立場思考,從主管的利害關係切入,你的主管對你的內容一定很感興趣。

 

二、掌握主管真正想要傳達的訊息

溝通當然是雙向的,你希望主管聽到你的訴求與重點,但你是否也掌握了主管傳遞的訊息﹖

雖然多數情況,主管都會把他的態度與立場講清楚,但有時候主管不方便講清楚,或者他不想直接拒絕你的時候,語言就會變的模擬兩可或模糊。譬如說「你再想看看」、「那就你決定吧﹗」這些話是認同你嗎﹖或者是婉轉地否定你的想法﹖

 

三、掌握溝通的有效時機

第一點提到主管很忙,而且主管的情緒變化也會影響溝通的效果,為了能夠讓溝通有效率地進行,以下兩點請你一定要先做到。

A.搞清楚這次溝通需要用多少時間﹖

假設你需要10分鐘與主管溝通,所以你就要先詢問主管是否有相對足夠的時間,萬一主管說只能給你3分鐘、5分鐘,那麼你就得想清楚要不要等時間足夠了再說,或者要思考如何利用3、5分鐘先傳遞訊息。

 

四、用主管喜歡的方式溝通

每個人都有喜歡的溝通方式,當你能夠以主管喜歡的方式溝通,我相信能夠讓溝通事半功倍。

A.主管是否會追問細節或耐性只想聽重點

B.主管交辦的事是完全授權討厭常找他,或者沒安全感需要定期回報

C.主管喜歡面對面、電話、eMail還是LINE的溝通方式

越掌握主管的習性,就越能夠滿足主管的心裡需求

 

五、事先模擬主管可能的提問

多數主管會在聽部屬報告的時候提出問題,提問除了更了解細節,更重要的是展現權威,某些學過教練的主管則懂得用提問引導。

針對前兩項主管的提問,我們如果能夠事先想到,面對主管的提問對答如流而非一問三不知甚至露出惶恐的表情,都可以強化主管對自己的信賴度。主管對我們更放心,我們做事情當然也就更輕鬆。

 

六、一面溝通,一面察言觀色

我們在第二、三、四的項目都提到了解主管的習性,除此之外千萬不要在跟主管溝通的時候只關心自己的內容,更要觀察主管的表情或肢體語言是否不耐煩或專注,主管說話的語氣是平順或高語調。

 

能夠掌握這些細節,再適時的調整就更能夠在跟主管溝通的時候掌握主動權,既達到自己的目的,也能夠讓主管很放鬆。

 

其實再難搞的主管終究只是人,是人就會有習性與自己的弱點,真正的職場高手都明白兩個道理

1.主管越難搞,如果被你搞定了,主管就會變成你的千里馬

2.搞不定的不是主管,而是自己的心態、技巧與企圖心

 

文章轉載自林家泰的談判策略學院

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