2016-12-22

『曹新南專欄』特休新制實務注意事項(內含計算工具)

文 / 曹新南
 
勞基法新制105年12月23日1例1休與休息日加班先行上路,好險特休部分是106年1月1日起實施,雖然剩沒幾天了,至少不是特休與1例1休一起來壓迫。
 
先說明一下,這幾天大家都快哭了,所以我盡量爭取第一時間趕快做消化,再整理給大家,希望能讓大家度過這一段香菇期。但也因此可能會有錯誤,一方面是我解讀錯誤,二方面可能是又有新的變動,請大家隨時給予指正。
 
在特休部分,大家現在也已進入緊鑼密鼓進入作業階段,不過我仍然碰到許多朋友來詢問一些問題,結合我們公司這幾天也已討論定案的做為,大家所提的幾個問題大致如下:
 
 
Q1:一定要從曆年制改成週年制嗎?
 
雖然大家都講曆年制,但還是很多HR在問能不能不改。這部分我們先從法條上來看:
 
勞基法修改後第38條第4項:「勞工之特別休假,因年度終結或契約終止而未休之日數,雇主應發給工資。」
 
而勞基法施行細則第24條第一款:「計算特別休假之工作年資,應依第五條之規定。」
勞基法施行細則第5條則寫:「勞工工作年資以服務同一事業單位為限,並自受僱當日起算。」
 
也就是說,計算特休是從受僱當日起算的,而以往可以採用曆年制,是因為沒有強制年度終結就要將應休未休的部分折發工資,但是新的法條是強制規定,不管是否可歸責於雇主或員工,只要滿了受僱日的年度時間,就要結算。
 
而曆年制是否真的不可行?嚴格講起來還是可以的,但前提是必須要優於法令,這裡就會碰到問題,會有風險。
 
舉個例子,若假設一位員工的到職日是104年7月1日,在105年7月1日起滿一年後,到105年12月31日止,給予3.5天特休假,然後這3.5天休完。到了106年,他到106年6月30日止,應該還有7-3.5=3.5天;然後106年7月1日起滿二年,到107年6月30日止共有10天,因此曆年制的做法,給他後半年5天,總共106年全年他應休3.5+5=8.5天。
 
數字上沒錯,但若是這位員工,想要106年底再一起休,所以前面半年的3.5天都沒有休,全部8.5天都放著不用,一旦過了106/6/30 滿二年當月薪資,就要結算前面 3.5天「未休假工資」部分折發給該員工,所以若是沒這樣做就違法了。
 
除非都提前給,且還是要每個月盯著,否則還是有違法之虞;且每個月都要這樣做,薪資明細還要註明應休未休天數,折發工資數,建議還是換成到職週年制會比較方便。
 
此外,我們可以看勞動部的勞動基準法修法常見問答集
 
其中第十八點: 新修正之勞工特別休假,用什麼方法來落實讓勞工「看得到、吃得到」?
 
勞動部的標準答案是:
 
年度終結或契約終止時,勞工特別休假未休完之日數,不論原因為何,一律折發工資。前開「年度終結」,依勞工到職日而定(例如:A勞工於某年10月1日到職,其年度終結日為每年之9月30日)。(第38條第4項)
所以若繼續用曆年制,每個月員工滿到職日當下,還是會有需要折發工資的需求發生,未來勞檢,只要檢查該月到職的員工的薪資明細,看有特休沒有用完, 卻看不見「未休假工資」的名目,是否就抓著這點開罰,是否會有勞檢這樣做,現在不可而知 ! 但總是有風險。
 
 
Q2:今年沒休完的可否延後休完不結清?
 
這部分目前尚無明確解釋,不過我以為,趁著曆年制改成週年制,一次搞定比較不會出狀況,因為新法條是106年1月1日起適用,對於前一年度尚未折算工資的部分,要看主管機關怎麼認定。
 
但是至少,若有105年度該員工的到職週年日前尚未休畢的,一定要先結清。舉例,104年6月30日到職滿一年,105年度共給7天假,但這7天,其中3.5天是105年6月30日就到期的,這些絕對不能拖。
 
 
Q3:若是今年的休完結清,明年會不會要到滿週年時才有假?
 
不會的,同樣舉上述第一個例子,105年6月30日到職滿一年,所以105年度其實只給該員工3.5天,還有3.5天是可以在106年前六個月休畢的。
 
 
Q4:曆年制轉換成週年制,有哪些是要調整或補償的?
 
先從大方向上看,大致上應該有三塊要留意
 
1、要計算105年到106年的一年內,舊制該給幾天,用在105年的是幾天,其他的就是要放在106年的。
 
2、考慮新制轉換應增加的天數,例如在106年1月1日到職滿2年半,新法比舊法是從7天變成10天,所以上面第1點的天數要再加3天上去。
 
3、舊制的年資增加導致特休天數增加時,是否該月份就立刻照比例調整,若沒有,這塊也需要補回。我們同樣以7月1日到職為例,舊制該員工滿3年時,特休天數會從7天變10天,所以要回頭看一下自己公司的暦年制,是否滿3年的7月之後,特休天數有調整增加,或是隔年1月才改為10天?同樣的狀況會發生在三年、五年、十年的時候,少部分公司這塊若沒算到,就應補回去。這一塊很多人不清楚,會忽略掉。
 
 
Q5:頭昏眼花了怎麼辦?
 
紙筆試算,其實很多時候,看文字看半天頭會暈,其實只要拿紙筆出來,試舉幾個例子,用週年制去一年一年畫出來,就可以知道該員工應休幾天,再比對一下曆年制的天數,就知道有沒有差異了。
 
 
Q6:實務上怎麼操作?
 
1、結清處理,這塊的大原則就是處理上面的三大塊項目,簡單說,先把週年制的應休總日數算出來,再去扣掉曆年制到今年底的總應休日數,答案就出來了。
 
還是很麻煩?其實HR圈內已在流傳兩個不錯的EXCEL試算表,精確到天數,連閏年都考慮進去了。
 
其中,我取得飛騰雲端授權,在此提供檔案連結給大家:
 
飛騰雲端特休+加班費計算工具 <- 請點我
 
出處:飛騰雲端
 
(本文也特別感謝飛騰雲端陳總經理校正)
 
 
2、三天BUG處理
 
大家應該都知道105年1月1日於105年12月31日滿1年,所以106年1月1日起有七天特休。但是晚1天報到的,反而會多三天這件事了。這事我們分兩個部分來看:
 
有三天的,日期攤開看一下:
 
105年1月2日報到,於106年1月1日有三天假,這天又是例假兼國定假日,理論上本就有假,所以到了106年1月2日直接給3天工資,並開始有七天特休。
 
105年1月3日報到,因為1月2日補假,也是106年1月3日起直接給3天工資。
 
105年1月4日報到,可以選擇106年1月3日特休1天,另給予2天工資;或是106年1月3日(週二)正常出勤,1月4日之後給予3天工資。
 
105年1月5日報到,可以選擇106年1月3日、4日特休2天,另給予1天工資;或是106年1月3日(週二)、4日(週三)正常出勤,1月5日之後給予3天工資。(或出勤1日,給予2天薪資)
 
105年1月6日報到,可以選擇106年1月3~5日特休3天,就不折發工資;或是106年1月3日(週二)~5日(週四)正常出勤,1月6日之後給予3天工資。
 
也就是最多是105年1月6日報到者,從105年12月31日(週六起),一直休假到106年1月5日(週四),然後週五上一天班,這樣不用折給工資。在105年1月6日這之前報到的,都一定會需要支付1~3天特休工資。
 
所以理論上,105年1月報到的同仁,建議立刻與同仁協商是否請特休或補發工資,因為舉例即使是1月中報到的同仁,也是在半個月內要休畢這三天。立刻安排,免得造成調度上人力吃緊問題。
 
較資深剛滿一年反而無3天特休者,雖法令如此,但人心會不服,若公司狀況許可,建議可以給予一些恩惠性補償。
 
方案一:從104年7月到職,至105年1月1日到職者,均給予三天。
 
方案二:104年11月至105年1月1日到職者,給予三天;104年9月至10月到職者,給予二天;104年7月至8月到職者,給予一天。這部分可與年終獎金一起考量進去,不給假,但是在年終獎金中增加。
 
3、系統部分
 
必須要有提醒功能、預排假功能、查詢功能等,方便查詢與作業。首先在106年1月1日起,應通知所有員工,期自即日起自哪一天,共有幾天假,請其盡速休畢;並透過預排,請同仁安排自己的假期等等。上述這些最好能直接與薪資明細連動。
 
4、工資清冊
 
應該要有該階段特休之開始與終結時間,及未休日期所折算之薪資金額。
 
5、勞動契約
 
修法目的在鼓勵員工多休假,為預防員工忘記或刻意不休假,法令上雖然排假的主動權在員工,但是有一句:「雇主基於企業經營上之急迫需求或勞工因個人因素,得與他方協商調整」,所以還是可以透過管理作為要求排假。
 
可在勞動契約加上特別休假相關規定,如依照民法之誠信原則:
 
 (1)若同仁未排定特別休假時,則由公司逕行排定之。
 
 (2)若同仁排定之日期,對企業運作造成影響,則公司有權拒絕之。
 
 
以上大概是這幾天,包含我們公司自己碰到與處理的狀況,雖然有點長,但是希望對大家有幫助。
 
 
官方Q&A
 
 
 
 
勞動部試算系統  特別休假日數試算表
 
勞動部試算系統  加班費試算系統
 
 
圖文出自:HR好朋友
 
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