文 / 曹新南
勞基法新制105年12月23日1例1休與休息日加班先行上路，好險特休部分是106年1月1日起實施，雖然剩沒幾天了，至少不是特休與1例1休一起來壓迫。
先說明一下，這幾天大家都快哭了，所以我盡量爭取第一時間趕快做消化，再整理給大家，希望能讓大家度過這一段香菇期。但也因此可能會有錯誤，一方面是我解讀錯誤，二方面可能是又有新的變動，請大家隨時給予指正。
在特休部分，大家現在也已進入緊鑼密鼓進入作業階段，不過我仍然碰到許多朋友來詢問一些問題，結合我們公司這幾天也已討論定案的做為，大家所提的幾個問題大致如下：
Q1：一定要從曆年制改成週年制嗎？
雖然大家都講曆年制，但還是很多HR在問能不能不改。這部分我們先從法條上來看：
勞基法修改後第38條第4項：「勞工之特別休假，因年度終結或契約終止而未休之日數，雇主應發給工資。」
而勞基法施行細則第24條第一款：「計算特別休假之工作年資，應依第五條之規定。」
勞基法施行細則第5條則寫：「勞工工作年資以服務同一事業單位為限，並自受僱當日起算。」
也就是說，計算特休是從受僱當日起算的，而以往可以採用曆年制，是因為沒有強制年度終結就要將應休未休的部分折發工資，但是新的法條是強制規定，不管是否可歸責於雇主或員工，只要滿了受僱日的年度時間，就要結算。
而曆年制是否真的不可行？嚴格講起來還是可以的，但前提是必須要優於法令，這裡就會碰到問題，會有風險。
舉個例子，若假設一位員工的到職日是104年7月1日，在105年7月1日起滿一年後，到105年12月31日止，給予3.5天特休假，然後這3.5天休完。到了106年，他到106年6月30日止，應該還有7-3.5=3.5天；然後106年7月1日起滿二年，到107年6月30日止共有10天，因此曆年制的做法，給他後半年5天，總共106年全年他應休3.5+5=8.5天。
數字上沒錯，但若是這位員工，想要106年底再一起休，所以前面半年的3.5天都沒有休，全部8.5天都放著不用，一旦過了106/6/30 滿二年當月薪資，就要結算前面 3.5天「未休假工資」部分折發給該員工，所以若是沒這樣做就違法了。
除非都提前給，且還是要每個月盯著，否則還是有違法之虞；且每個月都要這樣做，薪資明細還要註明應休未休天數，折發工資數，建議還是換成到職週年制會比較方便。
其中第十八點： 新修正之勞工特別休假，用什麼方法來落實讓勞工「看得到、吃得到」？
勞動部的標準答案是：
年度終結或契約終止時，勞工特別休假未休完之日數，不論原因為何，一律折發工資。前開「年度終結」，依勞工到職日而定(例如：A勞工於某年10月1日到職，其年度終結日為每年之9月30日)。(第38條第4項)
所以若繼續用曆年制，每個月員工滿到職日當下，還是會有需要折發工資的需求發生，未來勞檢，只要檢查該月到職的員工的薪資明細，看有特休沒有用完， 卻看不見「未休假工資」的名目，是否就抓著這點開罰，是否會有勞檢這樣做，現在不可而知 ! 但總是有風險。
Q2：今年沒休完的可否延後休完不結清？
這部分目前尚無明確解釋，不過我以為，趁著曆年制改成週年制，一次搞定比較不會出狀況，因為新法條是106年1月1日起適用，對於前一年度尚未折算工資的部分，要看主管機關怎麼認定。
但是至少，若有105年度該員工的到職週年日前尚未休畢的，一定要先結清。舉例，104年6月30日到職滿一年，105年度共給7天假，但這7天，其中3.5天是105年6月30日就到期的，這些絕對不能拖。
Q3：若是今年的休完結清，明年會不會要到滿週年時才有假？
不會的，同樣舉上述第一個例子，105年6月30日到職滿一年，所以105年度其實只給該員工3.5天，還有3.5天是可以在106年前六個月休畢的。
Q4：曆年制轉換成週年制，有哪些是要調整或補償的？
先從大方向上看，大致上應該有三塊要留意
1、要計算105年到106年的一年內，舊制該給幾天，用在105年的是幾天，其他的就是要放在106年的。
2、考慮新制轉換應增加的天數，例如在106年1月1日到職滿2年半，新法比舊法是從7天變成10天，所以上面第1點的天數要再加3天上去。
3、舊制的年資增加導致特休天數增加時，是否該月份就立刻照比例調整，若沒有，這塊也需要補回。我們同樣以7月1日到職為例，舊制該員工滿3年時，特休天數會從7天變10天，所以要回頭看一下自己公司的暦年制，是否滿3年的7月之後，特休天數有調整增加，或是隔年1月才改為10天？同樣的狀況會發生在三年、五年、十年的時候，少部分公司這塊若沒算到，就應補回去。這一塊很多人不清楚，會忽略掉。
Q5：頭昏眼花了怎麼辦？
紙筆試算，其實很多時候，看文字看半天頭會暈，其實只要拿紙筆出來，試舉幾個例子，用週年制去一年一年畫出來，就可以知道該員工應休幾天，再比對一下曆年制的天數，就知道有沒有差異了。
Q6：實務上怎麼操作？
1、結清處理，這塊的大原則就是處理上面的三大塊項目，簡單說，先把週年制的應休總日數算出來，再去扣掉曆年制到今年底的總應休日數，答案就出來了。
還是很麻煩？其實HR圈內已在流傳兩個不錯的EXCEL試算表，精確到天數，連閏年都考慮進去了。
其中，我取得飛騰雲端授權，在此提供檔案連結給大家：
飛騰雲端特休+加班費計算工具 <- 請點我
出處：飛騰雲端
(本文也特別感謝飛騰雲端陳總經理校正)
2、三天BUG處理
大家應該都知道105年1月1日於105年12月31日滿1年，所以106年1月1日起有七天特休。但是晚1天報到的，反而會多三天這件事了。這事我們分兩個部分來看：
有三天的，日期攤開看一下：
105年1月2日報到，於106年1月1日有三天假，這天又是例假兼國定假日，理論上本就有假，所以到了106年1月2日直接給3天工資，並開始有七天特休。
105年1月3日報到，因為1月2日補假，也是106年1月3日起直接給3天工資。
105年1月4日報到，可以選擇106年1月3日特休1天，另給予2天工資；或是106年1月3日（週二）正常出勤，1月4日之後給予3天工資。
105年1月5日報到，可以選擇106年1月3日、4日特休2天，另給予1天工資；或是106年1月3日（週二）、4日（週三）正常出勤，1月5日之後給予3天工資。（或出勤1日，給予2天薪資）
105年1月6日報到，可以選擇106年1月3~5日特休3天，就不折發工資；或是106年1月3日（週二）~5日（週四）正常出勤，1月6日之後給予3天工資。
也就是最多是105年1月6日報到者，從105年12月31日（週六起），一直休假到106年1月5日（週四），然後週五上一天班，這樣不用折給工資。在105年1月6日這之前報到的，都一定會需要支付1~3天特休工資。
所以理論上，105年1月報到的同仁，建議立刻與同仁協商是否請特休或補發工資，因為舉例即使是1月中報到的同仁，也是在半個月內要休畢這三天。立刻安排，免得造成調度上人力吃緊問題。
較資深剛滿一年反而無3天特休者，雖法令如此，但人心會不服，若公司狀況許可，建議可以給予一些恩惠性補償。
方案一：從104年7月到職，至105年1月1日到職者，均給予三天。
方案二：104年11月至105年1月1日到職者，給予三天；104年9月至10月到職者，給予二天；104年7月至8月到職者，給予一天。這部分可與年終獎金一起考量進去，不給假，但是在年終獎金中增加。
3、系統部分
必須要有提醒功能、預排假功能、查詢功能等，方便查詢與作業。首先在106年1月1日起，應通知所有員工，期自即日起自哪一天，共有幾天假，請其盡速休畢；並透過預排，請同仁安排自己的假期等等。上述這些最好能直接與薪資明細連動。
4、工資清冊
應該要有該階段特休之開始與終結時間，及未休日期所折算之薪資金額。
5、勞動契約
修法目的在鼓勵員工多休假，為預防員工忘記或刻意不休假，法令上雖然排假的主動權在員工，但是有一句：「雇主基於企業經營上之急迫需求或勞工因個人因素，得與他方協商調整」，所以還是可以透過管理作為要求排假。
可在勞動契約加上特別休假相關規定，如依照民法之誠信原則：
(1)若同仁未排定特別休假時，則由公司逕行排定之。
(2)若同仁排定之日期，對企業運作造成影響，則公司有權拒絕之。
以上大概是這幾天，包含我們公司自己碰到與處理的狀況，雖然有點長，但是希望對大家有幫助。
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