『各位同仁！別忘了明天早上九點的業務會議噢！請準時出席』。

相信這是上班族最常聽到或收到的通知，每當接收到此訊息，只能無奈的皺皺眉、搖搖頭，心裡默想『唉！又開會』。對上班族而言，每日馬不停蹄的開會、討論、聽從裁示、整理會議紀錄、追蹤會議決議進度，已是家常便飯，更是佔據工作時間的常備重要事項。

會議是什麼？會議就是『匯意』，指依不同的會議類別，將特定範圍的人員召集在一起，對某些專門問題進行研究、討論，有時還需作出決定的一種活動形式，會議主要目的是將眾人的意見透過討論及意見交流產生共識，進而公平合理的分派工作，以達到問題的解決及效益的提昇。在會議進行過程中，因意見或共識的謀合落差，造成部門或同事間的對立及衝突，深究其源於多數出於參加會議的成員於會議進行中遺忘了應具備的會議禮儀與尊重。因此，了解會議目的及正確地運用會議禮儀規範來提昇會議品質並且能創造出較佳的會議效率。

在會議進行的各項工作中，以會前的組織工作最為關鍵，其目的為使會議參與人能更精確瞭解會議流程。它在大體上包括以下四個層面。

1. 會議的籌備（前置工作）：舉辦任何會議之前，皆須先行確定其會議主題及會議名稱。這必須於會前與會議召集人或主席確定，負責籌備會議的工作人員，則應配合會議主題，將召集人議訂的會議規模、時間、議程等組織落實，議程的設計需依會議類型實際需求區分為：全體出席、分組討論、會議長短、中場休息、午晚宴安排、會外旅遊等。大型會議更需組成會議專門籌備小組，訂定明確的分工計劃並依任務依序安排各成員工作及會議流程中所扮演的職分。
2. 會議通知的編擬及發放：舉行會議召開前均應依會議屬性之不同製訂通知書樣式，此通知書亦含括邀約有關單位或嘉賓而發的邀請函件，應事先擬定邀請函的設計製作，而依時提前向與會者發放會議通知書或邀請函；發放會議通知函，應設法保證其及時送達，不得耽擱延誤。
3. 會議座位的禮儀：場地佈置與座位安排足以表現出禮儀的規範性和對來訪者或與會者的尊重，會議座位的安排有多種形式，在國際禮儀上，座位的原則乃是「客隨主坐」，但很多本土企業卻是相反的「主隨客坐」。若你是客人，進入會議室時一定要先主動詢問接待人員該坐在哪裡，如果對方沒有明確回答，可再進一步詢問主席或高階主管習慣性的座位。如果受到邀請參加一個排定座位的會議，最好等著接待人員將自己引導到座位上去。通常會議主席坐在離會議門口最遠的桌子末端。以長型的會議桌而言，一定要避免坐在四邊最中間的位子以及特殊型座椅的「權威椅」，因為這些位子都有可能是主人位。在座位的安排上，有分賓主各坐一方或賓主併坐或穿插而坐，但通常的安排多為貴賓席位安排在面對正門位置，其他客人按禮賓順序依序在主賓側就座，主席陪見人則在主人側按身份高低就座。若是國際賓客會見，會議場間有安排翻譯員或記錄者，則應安排坐在主人和主賓的後面。以一般坊間會議室中通常使用長方形或橢圓形桌子，均以面對正門為上座，會議桌一端向正面，則以入門的方向為準，右為主賓方，左為主人方。常見的長型會議桌說，可分為四種不同的坐法：
   （1）親切位：雙方坐在同桌角的各一側。例如你想對來訪者表達友好的親切感，或是上司想安撫下屬時，這種坐法可讓對方覺得安心。
   （2）對坐位：意指雙方面對面相對而坐的座位。這種坐法會產生相互抗衡的氣氛，形成某種程度上的距離感。在會議中，這種坐法有鞏固個人立場的效果，適用在談判的場合；或者當上司想讓下屬知道事態嚴重，或是想讓廠商知道今天的談論內容是非常正式而且嚴肅的時候，都可以採取這樣的坐法。
   （3）輔佐位：雙方同坐於桌子較長的一側，通常老闆的親信會坐在輔佐位，給予支援及協助；關係親密的主客也可採用這種坐法，方便輕聲討論。
   （4）疏離位：長桌上兩側斜對角的位子，僅在雙方關係不佳才以此種方式入座，若你與對方並無交惡，可不要一時疏忽入座，以免造成不必要的誤會。
4. 參與會議的基本禮節：
   ★與會者的穿著禮儀
   衣著的款式，依會議的形態來區分，原則上以穿著整潔，儀表大方，不需華麗昂價衣物，切忌不修邊幅，邋裡邋遢，更不可穿著涼鞋或夾腳拖鞋與會；正式會議場合男士應穿著西裝、打領帶，女士應穿著俐落式套裝，切忌過於曝露。
   ★與會者的態度禮節
   就一般與會人員來說，最基本的是要準時到會，遵守會議紀律。開會時要尊重會議主持人和發言人。當別人講話時，應認真傾聽，可以準備紙筆記錄下與自己工作相關的內容或要求。不要在別人發言時隨意說話、使用電子產品、隨意走動、打哈欠等，這是失禮的行為。在開會過程中，如果有討論，最好不要保持沉默，這會讓人感到你對工作或對議題漠不關心。想要發言時應先在心裏有個準備，用手或目光向主持人示意或直接提出要求。發言應簡明、清楚、有條理，實事求是。反駁別人不要打斷對方，應等待對方講完再闡述自己的見解，別人反駁自己時要虛心聽取，不要急於爭辯。出席會議一定要準備詢問意見提問，且做好筆記，以免臨時辭不達意或掛一漏萬。參與外部會議開會發言應先舉手表明身分及代表機關單位，報告內容應分點逐條說明，不可說「沒有意見」，可說「認同○先生(女士)意見」或「有不同的看法」或「想補充說明」，若未盡瞭解，可說「想要進一步瞭解○問題或○部分」等等。並注意以下要項：
   (1)參加大、中型會議應穿著整潔，應提前到達會場，並聽從會議組織人員的安排，準時入場，進出有序，講究禮節。
   (2)會議中手機一定要關閉。
   (3)會議上擔任發言者，儀態要落落大方，掌握好語速、音量。注意觀眾反應，當會場中人聲漸大時，則表示著您該壓縮內容，儘快結束了。發言完畢應向全體與會者表示感謝。
   (4)開會時不可和鄰座交頭接耳，必要時僅可用筆談，不可用口談。
   (5)會中儘量不離開會場，如果必須離開，要輕手輕腳，儘量不影響發言者和其他與會者，如果長時間離開或提前退場，應與會議主席打招呼，說明理由，徵得同意後再離開。
   (6)外賓人員至公司參加會議，應事先或於休息時間告知洗手間位置。
   (7)如開會場合不適宜用水果點心，則無需準備。
   (8)中午如需準備餐盒，儘可能事先徵詢與會者有無特殊忌諱，餐盒送達時機應掌握妥當，太早或太遲都不宜，不可疏忽。
   (9)與會者於對發言人的意見不滿時，不可吹口哨、鼓倒掌、喧嘩起哄，因為這些行為極其失禮。
   (10)如果有會議參加者對發言人提問，應禮貌作答，對無法即時回答的問題，應機智而禮貌地說明理由，對提問人的批評和意見應認真聽取，即使提問者的批評是錯誤的，也不應失態。

★主席的會議禮儀：擔任會議主席需經過議事議程訓練。許多主席本身就不知道如何主持會議，主席所負責的是確保議事議程順利進行，以及時間控制得當，而不是要來訓話或是做裁判的。否則何必開會，只要主席指示就免得浪費大家的時間了。主席的會議禮儀為以下要項：
1.建立清楚的議程，並在會議前讓大家傳閱。在開會前必須想清楚這次會議的目的、本質和架構。整理成清楚的議程，並在會議前讓大家傳閱。這樣才能讓與會人員有充分時間準備相關的資料。
2.主席入席後，如果是站立主持，應雙腿並攏，腰背挺直。持稿時，右手持稿的底中部，左手五指並攏自然下垂。雙手持稿時，應與胸齊高。坐姿主持時，應身體挺直，雙臂前伸。兩手輕按於桌沿，主持過程中，切忌出現搔頭、揉眼、翹腳等不雅動作。
3.坐在主席台上的與會者應按召集單位要求就座，姿態端正，不要交頭接耳，不要擅自離席。當聽眾鼓掌時也要微笑鼓掌。
4.公開稱讚，私下批評。避免公開批評別人的意見，因為這對士氣有很大的傷害。此外，大家都在同一個公司工作，惡意批評別人並不會帶來什麼好處。
為了避免會議上惡意批評別人的情況發生，會議前要事先告知同事，這次會議的負責人是誰，會議的時間有多長，以及會議的焦點是什麼。遇到有惡意打擾議程的成員，會議主席要以堅定而有禮貌的態度，堅持將會議導入原來的議程。避免專制獨裁方式試圖影響與會者的結論，應該使用說服，而非用強迫的方式控制整個議程。
5.會中的掌控：以輕鬆的態度，機敏的心情來主持會議，有人離題或發言太久，就要立刻制止。
6.正式會議場合時，主持人對會場上的熟人不能於會議進行中公然打招呼或寒暄閒談，應於會議開始前，或會議休息時間私下點頭交談、微笑致意。
7.主持人應根據會議性質調節會議氣氛，或莊重，或幽默，或沉穩，或活潑。

我們將透過以上扼要的說明與圖示，來帶領大家對會議進行應具備的禮儀知識有更著實的瞭解。